مقدمة

يقدم نظام المخزون في "نما سوفت" حلاً شاملاً يمنحك السيطرة الكاملة على دورة حياة مخزونك بأكملها. من استلام المنتجات وحتى تتبع مبيعاتها وتحليل أدائها، يضمن لك هذا النظام رؤية فورية وواضحة، مما يمكّنك من اتخاذ قرارات دقيقة ومستنيرة لتحسين عمليات الشراء، التسعير، وإدارة الطلبات.

صُمم "نما سوفت" لتبسيط مهامك، تقليل الهدر، وتعزيز التدفق النقدي، ليصبح بذلك شريكك الاستراتيجي نحو مستقبل أكثر استقرارًا ونموًا لأعمالك. يهدف نظام المخزون في نما سوفت إلى تزويد الشركات بأداة شاملة تمكنها من التحكم الكامل في دورة حياة المخزون بأكملها؛ بدءًا من لحظة استلام المواد الخام أو المنتجات، مرورًا بعمليات التخزين والصرف، وصولًا إلى تتبع المنتجات المباعة وتحليل أدائها.

الأصناف

شاشات الأصناف هي جزء أساسي في أي نظام نظرًا لكثرة تفاصيلها.

تصنيفات الأصناف (Item Categories & Classes):

-الفئات (Categories): يوجد 5 فئات رئيسية (فئة 1، فئة 2، فئة 3، فئة 4، فئة 5). هذه الفئات موجودة في ملف واحد داخل النظام، ويمكن للمستخدمين تغيير أسمائها وربطها ببعضها.

-تصنيفات الأصناف (Item Classes): يوجد من 1 إلى 10 تصنيفات (Item Classes). هذه التصنيفات هي ملفات منفصلة في النظام، وكل ملف عبارة عن A و B. يمكن ربطها ببعضها البعض لتشكل هيكلًا شجريًا (كأنها شجرة)، حيث يتبع كل تصنيف تصنيفًا أبًا

-استخدامات التصنيفات: تحتوي هذه التصنيفات على بيانات افتراضية وبيانات تفصيلية تُستخدم في التقارير والعديد من العمليات الأخرى، بما في ذلك المعلومات المتعلقة بالإرسال الضريبي الإلكتروني.

-تصنيفات إضافية: بالإضافة إلى الفئات والتصنيفات، يمكن استخدام "قسم صنف" و"ماركة" (براند) لتصنيف الأصناف. تُستخدم كل هذه التصنيفات للفلترة في التقارير وللتكويد التلقائي للأصناف.

التكويد التلقائي للأصناف

يوفر النظام طريقة مرنة لتكويد الأصناف تلقائيًا.

صيغة حساب الكود

يمكن تحديد صيغة الكود التلقائي باستخدام أي حقل متاح من التصنيفات، مثل Item Class 1.Code أو Item Class 2.Code2
يمكن إضافة فواصل (مثل الشرطات) أو أي نص آخر بين الحقول
يمكن تضمين كود القسم (Section Code) في صيغة الكود

الخصائص الأساسية للتكويد

اللاحقة (Suffix): يمكن تحديد طول اللاحقة للكود، فمثلاً إذا كان الطول 3، سيتم إضافة 001, 002 حتى 999
كود بديل: يمكن إضافة كود بديل اختياري للصنف
نقطة البداية: يمكن تحديد رقم البدء للكود (مثل 05 أو 100) بدلاً من البدء من 001

صيغة الاسم

يمكن إنشاء صيغة لاسم الصنف باللغتين العربية والإنجليزية، بالاعتماد على أسماء التصنيفات أو الأوصاف أو الملاحظات
هذا يضمن أسماء متسقة للأصناف، على سبيل المثال، يمكن لنظام عميل يعمل في مجال الإنترلوك والبردورة أن يقوم بتوليد اسم الصنف بناءً على خصائصه مثل الجهد والأبعاد والمواد، مما يقلل من الأخطاء الكتابية ويسهل البحث

التكويد بناءً على معايير

يمكن تحديد طريقة التكويد بناءً على شروط محددة (معايير).
إذا لم يتحقق الشرط، فإن النظام لا يرفض التكويد، بل يختار الكود من الرأس (Header)
التحقق بناءً على معايير: يختلف هذا عن التكويد الشرطي؛ حيث يمكن للنظام رفض حفظ الصنف إذا لم يستوفِ شروطًا معينة.

أنواع وخصائص الأصناف

تتعدد أنواع وخصائص الأصناف في النظام لتناسب الاحتياجات المختلفة.

أنواع الأصناف (Item Types)

صنف مجمع: صنف حقيقي يدخل ويخرج من المخزن، ويمكن عمل سندات تجميع له
صنف مخزني: صنف حقيقي يدخل ويخرج من المخزن
خدمة: ليس صنفًا حقيقيًا، ويُضاف كبند إضافي في الفواتير. في طرق الشراء، يمكن السماح بتوزيع تكلفته أو سعره على باقي الأصناف بمعايير محددة

الخصائص الأساسية

المورد الافتراضي: يُستخدم لتحديد المورد المفضل عند الشراء
المرفقات والصور: إمكانية إضافة مرفقات وصور للصنف
الشحنات: تُستخدم للأصناف ذات تاريخ صلاحية (مثل الأدوية والمنتجات الغذائية). عند الشراء، يتم تحديد الشحنة وتاريخ الصلاحية، ويتم متابعة الكميات والتكاليف لكل شحنة أو دفعة

الأرقام المسلسلة

تُستخدم لمتابعة كل قطعة بشكل فردي
يجب أن يتطابق عدد الأرقام المسلسلة مع الكمية المشتراة
عند البيع، يجب البيع من الأرقام المسلسلة التي تم توريدها
لا يمكن شراء رقم مسلسل مرتين، ولا يمكن بيعه مرتين إلا إذا تم إرجاعه

خصائص الأصناف

خصائص تُعرف عند الشراء أو التوريد: مثل الشحنة، الرقم المسلسل، الصندوق، والنسبة الفعالة وغير الفعالة (المرتبطة بالتصنيع).

خصائص تُعرف في ملف الصنف

المقاسات: مثل (Large, Small, Medium) للملابس. يتم متابعة الكميات بناءً على المقاس عند الشراء والبيع

الإصدارات: مثل (إصدار 2025، إصدار 2024)، أو (فرزة أولى، فرزة ثانية). يمكن أن تكون نفس الصنف بفرزات مختلفة. قد يعتبرها بعض العملاء أصنافًا منفصلة بينما يفضل آخرون اعتبارها خصائص لنفس الصنف

الألوان: عادة لا يتم متابعة الكميات بناءً على اللون بنفس دقة المقاسات

مفهوم الخصائص: تتيح هذه الخصائص التفريق بين الأصناف المتشابهة دون الحاجة لتعريف كل اختلاف كصنف جديد، مع إمكانية متابعة الكميات بشكل دقيق مع الحفاظ على التكاليف موحدة (باستثناء سعر البيع للفرزات مثلاً).

إدارة المخزون والتقارير

يقدم النظام أدوات متطورة لمتابعة المخزون وإعداد التقارير.

السحب على المكشوف

يسمح النظام بالسحب على المكشوف، ويمكن تفعيل أو تعطيل هذه الميزة لكل صنف على حدة، الافتراضي هو تعطيلها.

أعمار المخزون

يشبه أعمار الديون ولكنه خاص بالخامات والأصناف
يوجد تقرير يوضح مدة بقاء الكميات في المخزون (مثلاً 100 قطعة منذ سنتين مقابل 100 قطعة منذ أسبوع)
يساعد هذا التقرير في تخطيط المشتريات، حيث يمكن للمستخدمين معرفة متى يجب عليهم شراء المزيد من صنف معين بناءً على عمر المخزون الحالي

المواصفات والمعلومات الإضافية

مواصفات الصنف (Item Specifications): يمكن إدخال معلومات وصفية مثل الوزن والحجم والمساحة والكثافة
معلومات التخطيط (MRP Information): تتضمن فترة الشراء (Purchase Lead Time) وفترة التصنيع (Manufacturing Lead Time) وطريقة حساب المخزون، وسيتم مناقشة تفاصيلها في جزء تخطيط موارد التصنيع (MRP)

وحدة التسعير (Pricing Module)

يوجد موديول لتسعير الأصناف تلقائيًا عند الشراء
يأخذ سعر الشراء ويطبق عليه معادلات لإنتاج سعر البيع
يحتوي على ملف إعدادات يحدد كيفية أخذ الأرقام وتطبيق المعادلات وإنشاء قوائم أسعار البيع

الوحدات (Units of Measure)

يتيح النظام متابعة الأصناف بوحدات قياس مختلفة.

الخصائص الأساسية

وحدات القياس المتعددة: يمكن تعريف وحدات مختلفة مثل "قطعة" (Piece)، "صندوق" (Box)، "كرتونة" (Carton)
أسعار افتراضية: يمكن تحديد أسعار افتراضية، حد أدنى للسعر، حد أقصى للسعر، الربحية، وأقل كمية للبيع (مهمة في المبيعات)

معاملات التحويل (Conversion Factors)

يجب تحديد معامل التحويل بين كل وحدة وأخرى، على سبيل المثال: "1 صندوق يساوي 10 قطع"
يُنصح دائمًا بتحديد الأرقام بالوحدة الأصغر لتجنب مشاكل التقريب وزيادة دقة التقارير والتكاليف

وحدات التقرير (Reporting Units)

يمكن تسمية وحدات تقرير 1 ووحدة تقرير 2 (مثلاً "قطعة" و**"صندوق"**) لتمكين إظهار الأرقام في التقارير بوحدات مختلفة (الوحدة الأساسية، أو وحدات التقرير المحددة، أو وحدة البيع، أو وحدة الشراء).

وحدتان للصنف الواحد (Dual Units)

في بعض الأعمال، قد يتطلب الأمر متابعة الصنف بوحدتين مختلفتين في نفس الوقت.

أمثلة:

الذهب: يُتابع بالقطعة والوزن (مثلاً 15 قطعة ذهب بوزن مختلف)
الحيوانات: مثل الخرفان، تُتابع بالرأس والوزن
كراتين اللحوم: تُتابع بالعدد والوزن (لأن وزن الكرتونة الواحدة غير ثابت)

يقوم النظام بمتابعة الكمية بالوحدتين معًا، ويمكن إدخال وتتبع الكميات بالعدد والوزن عند التوريد والصرف والجرد.

التشكيلة (Assortment)

مفهوم "التشكيلة" يُستخدم للأصناف التي تُباع بمجموعات ثابتة.

المفهوم

تعني أن الصنف يأتي في تشكيلة ثابتة من الأحجام أو الأنواع:

مثال: حقيبة سفر تأتي بثلاثة أحجام (كبيرة، متوسطة، صغيرة) معًا داخل بعضها البعض
مثال آخر: كرتونة أحذية تحتوي على تشكيلة ثابتة من المقاسات (مثلاً 5 من مقاس 40، 2 من مقاس 42، وهكذا)

قابلية التخصيص

يمكن للعميل أن يطلب من المصنع تغيير تشكيلة الأحجام أو الأنواع حسب احتياجاته.

تُستخدم تصنيفات الأصناف لتسهيل التنقل داخل شاشات نقاط البيع (POS).

يمكن تنظيم الأصناف بشكل هرمي (مثلاً: مشروبات > مشروبات ساخنة > قهوة، شاي) مما يتيح للمستخدم الوصول السريع إلى الأصناف المطلوبة في نقاط البيع.

تعريف الصنف وخصائصه الأساسية

عند تعريف أي صنف في النظام، يمكنك تحديد عدة خصائص لتمكينه من تمثيل تشكيلة واسعة من المنتجات بكفاءة.

الفئات والأقسام والعلامات التجارية والموديلات

تُستخدم هذه التصنيفات لتكويد الأصناف وتسميتها وتنظيمها
يمكن للصنف الواحد أن ينتمي إلى فئة وقسم وعلامة تجارية وموديل محدد

تنوعات الصنف (الألوان، المقاسات، الإصدارات)

يمكّن النظام من تعريف صنف واحد يمثل العديد من التنوعات.

مثال عملي: بلوزة واحدة يمكن أن تتوفر بثلاثة ألوان وخمسة مقاسات، مما يعني أنها تمثل 15 صنفًا فعليًا.

يمكن إضافة إصدارات مختلفة لنفس الصنف (مثلاً: بلوزة بكم أو بنص كم)، مما يضاعف عدد التنوعات (مثلاً: 15 × 2 = 30 تنوعًا لصنف واحد)
تعتبر هذه الخصائص (الألوان، المقاسات، الإصدارات) أصنافًا مختلفة داخل النظام عند تتبعها

أرقام الدفعات (الباتشات)

يمكن استخدام أرقام الدفعات لتتبع الأصناف التي يتم تصنيعها أو استلامها في أوقات مختلفة (مثلاً: دفعة شهر يناير، دفعة شهر فبراير)
تتيح هذه الميزة تتبع كل دفعة على حدة وتحديد خصائصها بشكل مستقل، مما يزيد من دقة التتبع

تتبع الأصناف بمعرفات فريدة

بالإضافة إلى التنوعات، يمكن تتبع الأصناف بمعرفات فريدة لضمان تحكم أكبر:

الأرقام التسلسلية (السيريال نمبرز)

تُستخدم بشكل أساسي في الأجهزة الإلكترونية (مثل أجهزة الآيفون) حيث يكون لكل قطعة رقم تسلسلي فريد
تُعد الأرقام التسلسلية ضرورية لتتبع التفاصيل المرتبطة بالقطعة، مثل سداد الجمارك أو ضمان صحة المرتجعات
يمكن أن يحتوي الصنف على رقم تسلسلي واحد أو رقمين تسلسليين (مثل السيريال نمبر وIMEI للموبايلات)

ملاحظة: السيريال نمبر يصف قطعة من نفس الصنف، وليس صنفًا مختلفًا.

• الصناديق/العبوات:

ميزة مشابهة للشحنات ولكن بدون تواريخ إنتاج.

تُستخدم في الغالب لقطع غيار السيارات التي تأتي في صناديق مرقمة، مما يتيح تتبع القطعة المعيبة وتحديد الصندوق الذي وصلت فيه للمورد.

خصائص الصنف المتقدمة

يقدم النظام خصائص إضافية لدعم عمليات معقدة، خاصة في التصنيع.

النسبة الفعالة والنسبة غير الفعالة

ترتبطان بشكل وثيق بعمليات التصنيع، خاصة عند استخدام خامات ذات نسب فعالية متغيرة (مثل خامات الأسمدة أو الأدوية)
تُحدد النسبة الفعالة (مثلاً 60% أو 80%) كمية المادة الفعالة في الخامة
إذا كانت النسبة الفعالة 50% وتحتاج إلى كيلو واحد من المادة الفعالة، سيتطلب ذلك صرف 2 كيلو من الخامة
النسبة غير الفعالة هي عكس النسبة الفعالة وتُستخدم في معادلات تصنيع مختلفة، خاصة لتحديد كميات المواد الأخرى التي تكمل الوزن المطلوب

الأكواد المخصصة

لا يقتصر الصنف على كود واحد؛ بل يمكن أن يكون له كود أساسي وكود بديل
يمكن تعريف أكواد باللغتين العربية والإنجليزية للصنف نفسه، ولوحداته، ولإصداراته، ومقاساته، وألوانه
عند إدخال كود خاص بإصدار أو لون أو مقاس، يقوم النظام تلقائيًا بجلب الصنف مع تفاصيل اللون والمقاس والإصدار والوحدة

• وحدات الصنف والباركود:

وحدات الصنف والباركود

يمكن للصنف أن يحتوي على وحدات متعددة (مثلاً: قطعة، علبة، كرتونة) مع تحديد معدلات التحويل بينها
لكل وحدة باركود خاص بها (مثلاً: باركود للقطعة، وآخر للعلبة، وثالث للكرتونة)
عند مسح باركود أي وحدة، يقوم النظام تلقائيًا بتسجيل الوحدة المناسبة

أكواد العملاء والموردين

يتيح لك النظام تسجيل الأكواد التي يستخدمها عملاؤك أو موردوك لنفس الصنف
هذا يسهل عملية استلام أوامر الشراء أو طلبات عروض الأسعار من العملاء والموردين مباشرةً باستخدام أكوادهم

إعدادات سياسات الصنف

تتيح لك إعدادات الصنف التحكم في كيفية التعامل مع كل صنف:

التحكم في البيع والشراء والإرجاع

يمكن تحديد ما إذا كان الصنف قابلًا للبيع، أو الشراء، أو الإرجاع
مثال: قد تكون الملابس الداخلية وملابس السباحة غير قابلة للإرجاع بمجرد شرائها

سياسة السحب والاستلام (إجباري، اختياري، ممنوع)

تُطبق هذه السياسات على خصائص الصنف المختلفة مثل: الإصدار، المقاس، اللون، الشحنة، النسبة الفعالة، الرقم التسلسلي، الصندوق

سياسة السحب (الصرف من المخزن/البيع): تحدد ما إذا كان إدخال خاصية معينة (مثل الرقم التسلسلي) إلزاميًا، اختياريًا، أو ممنوعًا عند صرف الصنف

سياسة الاستلام (التوريد للمخزن/الشراء): تحدد نفس الأمر عند استلام الصنف

مثال: قد يكون الرقم التسلسلي إجباريًا عند البيع (للتأكد من مطابقة المرتجعات لما تم بيعه)، واختياريًا عند الشراء (لأن مصدر الشراء قد لا يكون مهمًا في تتبع الرقم التسلسلي)

ملاحظة مهمة: إذا كانت الخاصية اختيارية عند الاستلام، فلن تتمكن من تتبع الكمية أو التكلفة عليها

متابعة الكميات والتكاليف

تعتبر متابعة الكميات والتكاليف من أهم الإعدادات التي تؤثر على دقة بيانات المخزون والربحية:

أهمية متابعة الكميات

تتيح معرفة الكمية المتوفرة من كل تنوع محدد للصنف (مثلاً: كمية الباتش الفلاني، كمية الصندوق الفلاني، كمية اللون أو المقاس المحدد)
تمنع صرف كميات أكبر مما هو متاح من تنوع معين

مثال: إذا وردت 5 قطع صفراء و 2 خضراء، لا يمكنك صرف 6 قطع صفراء

تؤثر على الجداول النظامية في السيستم وتمنع السحب على المكشوف على مستوى الخصائص المختارة

متابعة التكاليف (المتوسط المرجح)

شرط التفعيل: يمكن تمكين متابعة التكاليف فقط إذا تم تمكين متابعة الكميات للخاصية المعنية
الفائدة الأساسية: تساعد في تتبع تكلفة كل دفعة أو إصدار بشكل مستقل، خاصة في التصنيع حيث قد تختلف تكلفة الإنتاج بين الدفعات بسبب عوامل مثل: أعطال الآلات انقطاع الكهرباء عوامل بيئية أخرى

مثال تطبيقي إذا قمت بإنتاج دفعة بتكلفة عالية بسبب مشكلة فنية، فإن تتبع تكلفتها بشكل منفصل يمنعها من التأثير سلبًا على متوسط ربحية الدفعات الأخرى

تأثير خيارات المتابعة على حساب التكلفة

-الإعداد الافتراضي: يتم تتبع متوسط التكلفة على مستوى الشركة والصنف فقط

عند تفعيل تتبع التكلفة على خصائص إضافية (مثل الإصدارات، المقاسات، الدفعات):

مثال 1: عند شراء 10 قطع من الإصدار "أ" بسعر 10، و 10 قطع من الإصدار "ب" بسعر 20، فإن بيع القطع من الإصدار "أ" سيُحسب بتكلفة 10، ومن الإصدار "ب" بتكلفة 20. لن يتم حساب متوسط التكلفة بين الإصدارين

مثال 2: إذا اشتريت 10 قطع من الإصدار "أ" بسعر 10، ثم 10 قطع أخرى من نفس الإصدار "أ" بسعر 20، فإن متوسط التكلفة سيُحسب لهما (15)، لأن النظام يجمع جميع الحركات التي تخص نفس الصنف ونفس الإصدار

آلية العمل: يعمل النظام على تصفية الحركات بناءً على جميع الخصائص التي اخترت تتبع الكمية والتكلفة عليها (الشركة، الصنف، اللون، المقاس، المخزن، إلخ)

متابعة التكاليف على مستوى المخزن والقطاع

بالإضافة إلى خصائص الصنف، يمكن تتبع الكميات والتكاليف على مستويات تنظيمية أخرى مثل: القطاعالفرعالإدارةالمجموعة التحليليةالمخزن نفسه

الفائدة: يسمح لكل مخزن أو قطاع بأن يكون له متوسط تكلفته الخاص، مستقلًا عن المخازن أو القطاعات الأخرى

قرارات لا يمكن التراجع عنها

تحذير مهم جداً: بمجرد حدوث أي حركة (توريد أو صرف) على الصنف، لا يمكن تغيير إعدادات متابعة الكميات أو التكاليف لهذا الصنف

التوقيت الحرج: هذا القرار يجب أن يتم اتخاذه في بداية العمل بالنظام العواقب: أي تغيير لاحق سيتطلب معالجة خاصة من فريق الدعم الفني لتصحيح البيانات التاريخية

تعديل الحركات بعد إجرائها

يمتلك النظام ميزة فريدة تسمح بتعديل الحركات القديمة وتأثيرها على التكاليف: إمكانية التعديل

يمكنك تعديل فواتير المشتريات القديمة (مثل تغيير سعر الوحدة) حتى بعد مرور شهور أو بيع الأصناف المرتبطة بها

الشروط المطلوبة: أن تكون السنة المالية مفتوحة أن يكون لديك الصلاحية للتعديل

تأثير التعديل على التكاليف

الإعادة الحساب التلقائي: إذا قمت بتعديل سعر شراء صنف تم بيعه أو تصنيعه لاحقًا، سيقوم النظام تلقائيًا بإعادة حساب متوسط التكلفة لجميع الحركات اللاحقة: -عمليات الصرف -تكلفة البضاعة المباعة -تكلفة توريد التصنيع

إعدادات إضافية للصنف

توجد إعدادات أخرى تساهم في إدارة الصنف بشكل فعال:

فحص الجودة

إعدادات مرتبطة بفحص جودة الأصناف، والتي سيتم تناولها بتفصيل عند الحديث عن فحص الجودة

القيم الافتراضية للتقارير

أقل كمية: الكمية التي عند الوصول إليها يجب طلب المزيد من الصنف (خاص بالشراء وتخطيط الموارد)
أقصى كمية: الكمية القصوى التي يجب ألا يتجاوزها المخزون (تستخدم لمنع الشراء الزائد)
حد الطلب: نقطة إعادة الطلب، مرتبطة بتخطيط متطلبات المواد (MRP)
التكلفة القياسية: تستخدم لحساب تكلفة الأصناف التي تم توريدها ولم يتم ربطها بفاتورة شراء بعد
أقل سعر بيع: لمنع بيع الصنف بأقل من سعر محدد
فترة الركود: لتحديد فترة عدم نشاط الصنف في التقارير

مرونة التطبيق: يمكن تطبيق هذه الإعدادات على مستويات مختلفة (فرع، شركة، إلخ) لأغراض التقارير

التسعير وقوائم الأسعار والخصومات

إعدادات التسعير الأساسية: -أسعار افتراضية -أقل سعر -أقصى سعر لكل وحدة

قوائم أسعار متعددة: يدعم النظام قوائم أسعار متعددة يمكن تطبيقها على: -عميل معين -مجموعة عملاء -فترة زمنية محددة (مثلاً: قائمة أسعار لرمضان)

الخصومات والعروض: يسمح النظام بتعريف: -خصومات على مستوى الصنف -عروض خاصة -أصناف مجانية كجزء من عروض البيع

الحسابات

الغرض: تستخدم لتصنيف الصنف كجزء من أصول الشركة (مثلاً: خزينة)

الكلمات المفتاحية

-المفهوم: تُعد بمثابة Tags للصنف، تساعد في البحث الديناميكي وتصنيف الأصناف بشكل مرن -أمثلة: "حذاء أطفالي"، "بلوزة"، "ملابس رياضية" -الفائدة: تتيح لك البحث عن الأصناف بناءً على كلمات وصفية إضافية تتجاوز التصنيفات الهيكلية

الأصناف المتعددة

هذه الشاشة مصممة لتبسيط عملية تعريف عدة أصناف دفعة واحدة عندما تكون هذه الأصناف متشابهة إلى حد كبير وتختلف فقط في صفات محدودة وصغيرة.

فبدلاً من إدخال كل صنف على حدة وتكرار نفس المعلومات (مثل اسم المنتج الأساسي، الوحدة، سعر الشراء، الموردين، وما إلى ذلك)، تسمح لك هذه الشاشة بتحديد الخصائص المشتركة بين كل هذه الأصناف مرة واحدة. ثم تقوم بإدخال الفروقات البسيطة لكل صنف على حدة.

مثال: إذا كنت تبيع قمصانًا، قد تكون لديك الأصناف التالية: قميص أبيض مقاس S قميص أبيض مقاس M قميص أبيض مقاس L قميص أزرق مقاس S قميص أزرق مقاس M قميص أزرق مقاس L

باستخدام شاشة "الأصناف المتعددة"، يمكنك: تعريف الخصائص المشتركة: "القميص"، "القطن"، "العلامة التجارية X". ثم تحدد الصفات المتغيرة: "اللون" (أبيض، أزرق) و "المقاس" (S, M, L).

يقوم النظام بعد ذلك بإنشاء جميع الأصناف المحتملة من هذه التوليفات تلقائيًا، أو يسمح لك بإدخال الفروقات لكل صنف بسرعة. باختصار: هي توفر عليك الوقت والجهد وتحد من الأخطاء عند إدخال كم كبير من الأصناف المتشابهة.

إضافة تحديث بيانات الصنف

هذه الشاشة هي أداتك للتعامل مع صنف واحد على حدة، سواء كان ذلك لإدخال صنف جديد أو لتعديل بيانات صنف موجود بالفعل.

إضافة صنف جديد: عند الحصول على منتج جديد تمامًا ليس له وجود مسبق في نظامك، تستخدم هذه الشاشة لإدخال جميع بياناته التفصيلية لأول مرة. تحديث بيانات صنف موجود: إذا حديث أي تغيير على بيانات صنف تم تعريفه مسبقًا، مثل: تغير سعر البيع. تعديل الوصف أو الاسم. تغيير الموردين المرتبطين به. تحديث معلومات المخزون أو الموقع. وغيرها..

شاشة طلب فتح صنف

الوصف: هذه الشاشة مشابهة لشاشة تعريف الصنف الرئيسية.
الاستخدام: تستخدم لتقديم طلب لفتح صنف جديد.
العملية: إذا تم الموافقة على الطلب، يتحول إلى صنف فعلي يمكن بيعه أو شراؤه. أما إذا لم يتم الموافقة عليه، فإنه لا يتحول إلى صنف حقيقي في النظام.

ملفات اللون والمقاس والإصدار

الوصف: هي ملفات بسيطة تحتوي على تعريفات مسبقة للألوان والمقاسات والإصدارات.
المحتوى: تتضمن كود واسم للون أو المقاس أو الإصدار، بالإضافة إلى بعض المعلومات الإضافية البسيطة.
الربط: ترتبط هذه الملفات أيضاً بالتصنيفات والفئات التي تعمل معها، وهي التصنيفات العشرة التي سبق الحديث عنها.

شاشة ربط الأصناف بالمخازن

-الغرض: تتيح هذه الشاشة ربط أصناف معينة (أو تصنيفات وفئات من الأصناف) بمخازن أو مواقع محددة. وتستخدم الشاشة لمنع توريد الخامات إلى مخازن المنتجات النهائية، أو المنتجات النهائية إلى مخازن الخامات، نظراً لاختلاف طريقة إدارة كل نوع من المخازن.

خيارات الربط: السماح بالتعامل: إذا اخترت مخازن معينة وربطتها بتصنيف صنف ما بخيار "السماح بالتعامل"، فإن هذا التصنيف لن يعمل إلا مع هذه المخازن المختارة.

منع التعامل: إذا أضفت سطراً واحداً باختيار "منع التعامل" لمخزن معين، فإن الصنف أو تصنيف الصنف سيعمل مع جميع المخازن باستثناء المخزن المحدد في هذا السطر.

-تضارب القواعد: ذكر المتحدث أنه في حال اختيار نفس الصنف في سطر ما مع خيار "سماح" ومرة أخرى مع خيار "منع"، فإنه من المفترض أن يمنع النظام ذلك، لكن هذا الإجراء قد لا يكون مطبقاً حالياً بشكل صارم لأنه يخص ملفات الإعدادات ولا يؤثر مالياً. في هذه الحالة، ستظهر رسالة خطأ أو قد يسمح النظام بأمر غير متوقع، مما يستدعي تدخل الدعم الفني.

شاشة المصفوفات

الغرض: تسهيل عملية إنشاء تركيبات من الألوان والمقاسات والإصدارات للأصناف، مثل المنتجات التي تأتي بألوان ومقاسات متعددة.

يمكن للمستخدم اختيار مجموعة من الألوان والمقاسات والإصدارات، ثم يقوم النظام بتوليد مصفوفة، مثل توليد 100 سطر من 10 ألوان و10 مقاسات، مع إمكانية حذف التركيبات التي لا ترغب بها والاحتفاظ بالباقي.

التطبيق: تُستخدم المصفوفة عند تسجيل الصنف لتنزيل (نسخ) الألوان والمقاسات والإصدارات مباشرة إلى الصنف، مما يوفر الوقت والجهد. كما يمكن استخدامها في شاشات أخرى (مثل المخازن) لفك تشكيلة معينة تلقائياً، مثل فك كرتونة أحذية إلى عدد معين من الأحذية بمقاسات مختلفة.

توزيع التكلفة: المفهوم: تتيح لك توزيع تكلفة التشكيلة (مثل الكرتونة) على الوحدات الأصغر داخلها (مثل الأحذية المفردة).

الميزة: تسمح بتوزيع التكلفة بنسب دقيقة حتى لو كانت الأرقام كسرية أو دورية (مثل الثلث أو السدس)، مما يضمن عدم وجود مشاكل في التقريب. على سبيل المثال، إذا كانت التكلفة موزعة بنسب 2 و 3 و 1 (إجمالي 6 أسهم)، فسيتم توزيعها كـ 2/6، 3/6، 1/6 على التوالي.

-الصناعات المستفيدة: تعتبر المصفوفات ضرورية بشكل خاص لشركات الملابس، الأحذية، والشنط.

شاشة تجميع منتج

تُستخدم لتسجيل عمليات تصنيع أو تجميع المنتجات النهائية من مكوناتها الخام. يتم تحديد الكميات المطلوبة من المواد الخام وفقًا لقائمة المواد (BOM)، ويتم خصمها من المخزون تلقائيًا بعد تنفيذ التجميع. كما يتم تحديث رصيد المنتج النهائي واحتساب تكلفته بناءً على تكلفة المكونات المستخدمة، مع دعم تتبع الدفعات وتواريخ الإنتاج.

شاشة المخازن

-التقسيم: يمكن للمخزن أن يكون غير مقسم (وحدة واحدة)، أو يمكن تقسيمه داخلياً إلى مواقع.

-التكلفة: يمكن التعامل مع التكلفة على مستوى المخزن الفردي أو على مستوى الشركة ككل.

-الحقول الرئيسية: تتضمن كود المخزن، اسمه العربي، بعض المرفقات، واسم أمين المخزن (لأغراض الموافقات).

-أنواع المخازن الخاصة: مخزن الحجز: يُحدد منه المخزن الذي سيتم حجز البضاعة منه عند البيع. =مخزن الفحص: يُحدد المخزن المخصص لفحص البضاعة الواردة قبل توريدها إلى المخزن الرئيسي. الموقع الافتراضي: الموقع الذي ستنزل فيه البضاعة افتراضياً داخل المخزن إذا لم يتم تحديد موقع محدد. مخزن تخطيطي: يُستخدم في تخطيط الموارد والتصنيع (MRP).

-تغيير الوحدات الافتراضية: تتيح إمكانية تغيير الوحدات الافتراضية للبيع والشراء داخل مخزن معين (على سبيل المثال، مخزن الجملة يبيع بالكرتونة، بينما مخزن الفروع يبيع بالقطعة).

منع التوريد والصرف إلا من خلال الجرد والتجميع: ◦ الوظيفة: تمنع دخول أو خروج البضاعة من المخزن إلا من خلال عمليات التجميع (التصنيع البسيط) أو الجرد.

المواقع: الاستخدام الأساسي: هي أماكن فرعية داخل المخزن الواحد، مثل الأرفف أو الأقسام.

الاستخدام الموسع (مثال السيارات): تستخدم أيضاً بفعالية للمناديب الذين يحملون بضاعة في سياراتهم. بدلاً من تعريف كل سيارة كمخزن منفصل، يمكن تعريف "مخزن السيارات" وتكون كل سيارة أو مندوب بمثابة "موقع" داخله. هذا يتيح تتبع المخزون في كل سيارة وإجراء الجرد لكل موقع على حدة.

-مخزن بضاعة بالطريق (Goods in Transit): هو مخزن عادي يستخدم لتتبع البضاعة أثناء تحويلها بين الفروع أو المخازن الرئيسية لمنع السرقة وتتبع دقيق للمخزون أثناء النقل. يتم تحويل البضاعة أولاً إلى مخزن "بضاعة بالطريق" ثم يستلمها الطرف الآخر بعد وصولها، مما يخلق مستندات إضافية (سند تحويل صرف وسند تحويل استلام).

شاشة الافتتاح المخزني

تُعد نقطة البداية لتسجيل المخزون الأولي في النظام. تنشئ سند افتتاح مخزني وتُستخدم لتحديد تكلفة الوحدة للبضاعة عند الافتتاح.

تُعتبر هذه العملية نقطة الصفر أو "البداية" التي سيبني عليها النظام جميع العمليات اللاحقة مثل المبيعات، المشتريات، والجرد.

يتم إنشاء قيداً محاسبياً لافتتاح المخزون، مما يؤثر على أرصدة الحسابات المالية مثل "حساب المخزون" في قائمة الميزانية.

تُستخدم هذه الشاشة لضمان أن البيانات الأولية التي يبدأ بها النظام دقيقة وصحيحة، لتجنب حدوث أي أخطاء في تتبع المخزون أو في التقارير المالية لاحقًا.

شاشة الأبعاد القياسية

تستخدم للأصناف التي لها أبعاد (مثل الطول والعرض والارتفاع).

الاستخدامات: -تتبع المخزون: تمكنك من الاستعلام عن عدد الألواح المتوفرة بأبعاد معينة. -التقطيع والتجزئة: تدعم الشاشة إدارة المخزون عند تقطيع لوح كبير إلى ألواح أصغر بأبعاد جديدة، ويقوم النظام بتحديث الكميات والأبعاد تلقائياً. -التحكم بالمعايير: يمكن تعريف أبعاد قياسية للصنف لضمان عدم خروج التعاملات عن هذه الأبعاد المحددة. -الحساب فقط: يمكن استخدام الأبعاد فقط لحساب الكمية (مثلاً، حساب وزن القماش من طوله وعرضه دون الحاجة لتتبع كل قطعة بشكل فردي)، لتسهيل عمليات البيع والشراء.

ملف منع استخدام شحنة

خاص بصناعات مثل الأدوية، حيث قد تكون هناك مشكلة في دفعة (شحنة/Batch) معينة من الصنف. حيث يسمح النظام في هذه الشاشة بمنع حركة (صرف أو توريد) شحنة معينة من صنف ما خلال فترة زمنية محددة. هذا يتطلب صلاحية خاصة.

النطاق: يمكن تطبيق المنع سواء كانت الشحنة موجودة بالفعل في المخزن أو لم يتم توريدها بعد (مثلاً، إذا تم اكتشاف مشكلة في الشحنة من المورد قبل استلامها).

شاشة ربط الأصناف بالعملاء والموردين

الغرض: تمكنك من تقييد التعامل مع أصناف معينة لعملاء محددين أو موردين محددين.

أمثلة الاستخدام: -ربط الصنف بالعملاء: لمنع بيع صنف معين إلا لعملاء محددين، مثل حالات "الوايت ليبل" حيث يتم تصنيع منتج بمواصفات خاصة لعميل معين ويباع له وحده.

-ربط الصنف بالموردين: لضمان شراء صنف معين فقط من مورد محدد، مثلاً بموجب اتفاقية حصرية أو للحصول على خصم خاص.

سندات الاستلام / التوريدات المخزنية

الوصف: هي المستندات التي توثق دخول البضاعة إلى المخازن.
مصادر الإنشاء: غالباً ما يتم إنشاؤها تلقائياً من خلال النظام، ونادراً ما يقوم العملاء بإنشائها يدوياً. المصادر الرئيسية لإنشاء التوريدات هي: -فواتير المشتريات. -مرتجعات المبيعات. -سندات التجميع (عملية تصنيعية بسيطة). -عمليات التصنيع. -الجرد (تسوية جردية لتوريد نقص).

يمكن التوريد يدوياً، ولكن في هذه الحالة لا يتم تسجيل التكلفة مباشرة، ويقوم النظام بافتراض تكلفة بناءً على قواعد محددة في الإعدادات (مثل المتوسط الحالي، أو آخر حركة شراء حقيقية).

-طرق التكلفة المدعومة: النظام يدعم طريقتين رئيسيتين لتحديد تكلفة الأصناف: المتوسط المرجح (Weighted Average): وهي الطريقة الأكثر شيوعاً (يستخدمها 90% من العملاء).

الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO - First-In, First-Out): مفيدة جداً في الحالات التي تتغير فيها تكلفة الأصناف بشكل كبير أو متكرر، مثل استيراد الأدوات الكهربائية أو مواد المقاولات أو المعدات ذات الأسعار المتغيرة بين الشحنات. يتم إعداد طريقة التكلفة عند بدء استخدام النظام ولا يمكن تغييرها بسهولة لاحقاً لأنها تؤثر على جميع الحسابات.

إلغاء توريد: تتيح إلغاء جزء من الكمية التي تم استلامها في توريد سابق.

طلب توريد: هو طلب إداري لإنشاء توريد، ويستخدم لأغراض الموافقات والتحكم في سير العمل.

-استلام مبدئي (Preliminary Receipt / Inspection Receipt):

الوظيفة: يستخدم لتسجيل الاستلام الأولي للبضاعة قبل فحصها. البيانات: يتضمن بيانات التوريد بالإضافة إلى الكمية المقبولة والكمية المرفوضة. الحالات: يمكن تحديد حالة الاستلام المبدئي: "لم يتم الفحص"، "مرفوض"، "مرفوض جزئياً"، أو "مقبول". النتيجة: عند إنشاء توريد بناءً على هذا الاستلام المبدئي، يتم توريد الكمية المقبولة فقط إلى المخزن.

سندات الصرف المخزني

الوصف: هي المستندات التي توثق خروج البضاعة من المخازن.

مصادر الإنشاء: ينشأ الصرف غالباً من العمليات التالية: المبيعات (فاتورة المبيعات لا تؤثر مباشرة على المخزون أو تكلفة البضاعة المباعة، بل سند الصرف هو الذي يقوم بذلك). مرتجعات المشتريات. التجميع (صرف الخامات لعملية تجميع). التصنيع (صرف الخامات لعملية تصنيع). المقاولات. الجرد (تسوية جردية لصرف الزيادة).

حقول سطر الصرف: تتضمن تفاصيل عن الصنف المراد صرفه: الكود: يمكن إدخال كود الصنف أو الباركود. يدعم النظام قراءة الباركود الذي يحتوي على معلومات مثل الوحدة، اللون، المقاس، أو الإصدار. مواصفات الباركود: تتيح إعداد كيفية قراءة الباركود، وتحديد الأجزاء المختلفة داخله (مثل كود الصنف، الكمية، اللون، المقاس، الرقم التسلسلي). مفيدة جداً مع الموازين التي تصدر باركود يدمج معلومات الوزن مع كود الصنف.

الأبعاد: لبيانات الطول والعرض والارتفاع للأصناف التي تتعامل بالأبعاد. الكمية: الكمية التي سيتم صرفها. كمية الصندوق (الباكج): الكمية الموجودة في العبوة. الاصدار، المقاس، اللون: معلومات تفصيلية عن الصنف. الشحنة (Batch ID). النسبة الفعالة والغير فعالة. تواريخ الإنتاج والانتهاء. تاريخ إعادة الاختبار: مهم جداً لشركات الأدوية لتحديد موعد إعادة فحص دفعة من الأدوية قبل انتهاء صلاحيتها الفعلية.

مستند أصل الأصناف (Item Origin Document):

الغرض: يبسط عملية تقطيع أو تجزئة صنف كبير (مثل لوح زجاج أو صاج) إلى أصناف أصغر. بدل من القيام بعمليتي صرف وتوريد منفصلتين، يقوم هذا المستند بإتمام العملية بشكل متكامل.

كيفية العمل: ▪ الابعاد المصروفة: هنا تدخل أبعاد الصنف الذي سيتم سحبه من المخزن لتقطيعه (مثال: لوح واحد 30×30). ▪ الابعاد التي ستورد: هنا تدخل أبعاد الأصناف الناتجة عن عملية التقطيع والتي ستعود إلى المخزن (مثال: لوحين 15×15 بعد تقطيع اللوح 30×30). ▪ يقوم النظام بفهم العملية (سحب لوح وتقطيعه إلى وحدات جديدة) وتحديث المخزون بناءً على ذلك. ▪ موقع حقل "الأبعاد المصروفة" في الشاشة قد لا يبدو منطقياً كونه في الأسفل، لكن هذا يعود لمرونة تصميم النظام وقابلية التخصيص.

التحويل المخزني

الوظيفة الأساسية: نقل البضاعة من مخزن إلى آخر.

تأثير التكلفة: ينقل البضاعة بقيمتها الأصلية، مع إمكانية إضافة تكاليف إضافية لعملية النقل (مثل تكلفة الشحن)، مما يؤدي إلى تغيير تكلفة الصنف في المخزن الوارد إليه.

التحويل بين الشركات: يدعم النظام نقل البضاعة بين شركات مختلفة إذا تم تفعيله في الإعدادات.

القيود المحاسبية: عند التحويل بين الشركات، يتم إنشاء قيدين محاسبيين: الأول في الشركة الصارفة (من حساب "جاري شركة 2" إلى حساب "مخزن شركة 1")، والثاني في الشركة الوارد إليها (من حساب "مخزن شركة 2" إلى حساب "جاري شركة 1").

الميزة: يسمح هذا النموذج بمركزية الشراء في شركة واحدة للحصول على خصومات كبيرة، ثم توزيع البضاعة على الشركات الأخرى بتحويل داخلي، مع ضمان أن أي تعديلات في التكلفة ستنتقل تلقائياً بين الشركات.

البديل: في حال وجود مساهمين مختلفين أو تعاملات ضريبية بين الشركات، قد يكون من الأفضل استخدام فاتورة مبيعات في الشركة الصارفة وفاتورة شراء في الشركة المستلمة.

-تغيير مواصفات الصنف أثناء التحويل: يسمح في حالات نادرة جداً بتغيير مواصفات الصنف (مثل اللون أو الشحنة) أثناء نقله من مخزن لآخر. هذا الخيار يعتبر خطيراً ويجب تفعيله فقط بطلب مباشر وموافقة الإدارة. -سندات "تحويل صرف" و"تحويل توريد": هي سندات جديدة مشابهة لسند التحويل الرئيسي، وتُستخدم لتوثيق جانبي عملية التحويل بشكل منفصل.

شاشة الحجز

الوصف: هي إمكانية في النظام لـحجز كميات معينة من الأصناف.

مصادر الحجز: يمكن أن يتم الحجز من خلال سطور أوامر المبيعات، أو عن طريق سند حجز منفصل.

آلية العمل: عند إنشاء أمر بيع (مثلاً لـ 100 قطعة)، يتم حجز هذه الكمية. عند صرف البضاعة للعميل (إنشاء فاتورة مبيعات)، يتم فك الحجز كلياً أو جزئياً بناءً على الكمية المصروفة.

نطاق الحجز: مفهوم الحجز موجود في معظم مستندات سلسلة التوريد، باستثناء المستندات التي تؤثر مباشرة على كمية المخزون (مثل الصرف، التوريد، والتحويل) لأن هذه المستندات تتعامل مع الكمية الفعلية وليست الحجز.

البضاعة بالطريق

المفهوم: هي بضاعة تم طلبها من مورد عبر أمر شراء ولم يتم استلامها بعد. تأثيرها على الحجز: هذه البضاعة تعتبر متاحة للحجز (الوعد بالبيع للعملاء) ولكنها غير متاحة للصرف الفعلي (البيع المباشر). احتساب الكمية المتاحة للبيع: الكمية الإجمالية المتاحة للبيع تُحسب كالتالي: (البضاعة بالطريق الناتجة عن أمر الشراء) + (الكمية الموجودة فعلياً في المخزن) - (الكمية المحجوزة للبيع/الصرف عبر أوامر البيع أو الفواتير). التحكم: يمكن للمستخدم تحديد ما إذا كان أمر الشراء يؤثر على كمية "البضاعة بالطريق" أم لا، وذلك عبر خيارات التوجيه المختلفة.

إلزام ترتيب الصرف حسب الحجز: يتميز النظام بقدرته على إجبار المستخدم على صرف البضاعة بالترتيب الذي تم به الحجز. فإذا كان هناك أمر حجز سابق بكمية أكبر، فلن يسمح النظام بالصرف لأمر حجز لاحق إلا بعد استيفاء الأول، مما يضمن احترام الأولوية في الوعود للعملاء

شاشة بدء جرد مخزني

تُستخدم لبدء عملية الجرد المخزني لمخازن أو مواقع محددة. عند تفعيلها، تمنع أي حركة مخزنية على المخازن أو المواقع التي يتم جردها لضمان دقة الجرد.

شاشة لجان الجرد المخزني

تُتيح إدخال الأصناف وكمياتها الفعلية التي تم جردها مادياً في المخازن بعد بدء عملية الجرد. يمكن من خلالها اختيار سند بدء الجرد، وتُعد من المستندات القليلة التي تسمح بإدخال كميات بالسالب في حالات معينة لدعم سياسات مثل السحب على المكشوف.

شاشة إنهاء جرد مخزني

وظيفتها الأساسية هي مقارنة الكميات النظامية (الدفترية) بالكميات الفعلية التي تم تسجيلها في لجان الجرد. إذا كانت الكمية الفعلية أكبر من الدفترية: يتم إنشاء سند توريد. إذا كانت الكمية الفعلية أقل من الدفترية: يتم إنشاء سند صرف. إذا كانت الكميتان متساويتين: لا يتم إجراء أي حركة على الصنف.

توفر خيارات للتعامل مع الأصناف التي لها كمية دفترية ولم تُذكر في الجرد الفعلي (مثل اعتبارها بصفر، الرفض، أو التجاهل). كما تسمح بحساب الكميات الدفترية بناءً على تاريخ محدد وليس وقت الحفظ، مما يوفر مرونة للاستمرار في العمليات أثناء الجرد.

شاشة لجنة الجرد الإلكتروني

تُحول بيانات لجان الجرد إلى صيغة إلكترونية، مما يُسهل عملية الجرد باستخدام الأجهزة المحمولة (تطبيقات الموبايل) ويُقلل الاعتماد على الجرد الورقي.

التجميع داخل نظام المخازن

التجميع هو عملية يتم فيها دمج عدة أصناف (مواد خام) لتشكيل صنف جديد مجمع. يستخدم هذا النظام للتصنيع البسيط، مثل تجميع فرشاة أسنان ومعجون في حزمة واحدة للبيع، أو تعبئة الأرز في عبوات بأوزان مختلفة، أو تجميع أدوية تنتج بكميات كبيرة ثم يتم تعبئتها في شرائط وعبوات مختلفة.

شاشة "طريقة تجميع أصناف" (مخازن)

تُستخدم هذه الشاشة لتعريف مكونات الصنف المجمّع وكيفية تجميعه. -الصنف المجمّع ووحدته: تختار هنا الصنف الذي سيتم إنتاجه (المجمّع) ووحدة الإنتاج الخاصة به. -متوسط سعر البيع: يُستخدم لتوزيع التكاليف الإضافية. -مخزن الصرف ومخزن التوريد:

-يمكن تحديد مخزن الصرف الذي ستُسحب منه الخامات، ومخزن التوريد الذي سيُضاف إليه الصنف المجمّع. -يمكن تركهما فارغين إذا كان التجميع يتم في نفس المخزن.

محددات الصنف المجمّع: يمكنك تحديد اللون، المقاس، أو أي محددات أخرى للصنف الذي يتم تجميعه. هذا يسمح باستخدام طرق تجميع مختلفة لنفس الصنف بناءً على هذه المحددات (مثل BOMs مختلفة للألوان المختلفة).

الخامات (المكونات): -تختار الأصناف الخام التي تدخل في التجميع وتحدد الكمية المطلوبة منها لإنتاج وحدة واحدة من الصنف المجمّع. -يمكن تحديد كمية دنيا، كمية قصوى، وكمية افتراضية لكل خامة. -على سبيل المثال، لإنتاج "بندل" (حزمة) تحتوي على فرشتي أسنان ومعجون واحد، ستحدد أن 1 معجون يصنع 1 بندل، و 2 فرشاة يصنعان 1 بندل. -يمكن تحديد مخزن صرف وموقع صرف خاص لكل خامة إذا كانت تُسحب من مخازن مختلفة عن المخزن المحدد في رأس الشاشة. -الكمية دائمًا رقم صحيح، حتى لو كانت الخامات تُقاس بأوزان صغيرة جدًا، لتسهيل العمليات الحسابية. -أصناف ذات طريقة تجميع فرعية: يمكن أن تكون إحدى الخامات المدخلة في التجميع هي نفسها صنفًا نصف مصنّع وله طريقة تجميع خاصة به (أي تجميع فرعي). -ربط الخامات بالمحددات: يمكن تحديد أن خامة معينة تُستخدم فقط مع إصدارات أو ألوان أو مقاسات معينة من المنتج النهائي. هذا يساعد على فلترة الخامات تلقائيًا عند إنشاء أمر تجميع. -معتمد على عدد الكرتون: في بعض الصناعات (مثل التمور)، قد تعتمد كمية الخامات على عدد الكراتين المنتجة وليس فقط على وزن المنتج النهائي. -الاستعمال بناءً على وحدة التعبئة: يمكن تحديد أن عبوة معينة (مثل عبوة 1 كيلو) تُسحب فقط عند إنتاج منتج بوحدة 1 كيلو.

-أصناف أخرى: هي شبكة مشابهة لشبكة الخامات الرئيسية، ويمكن استخدامها للفصل بين الخامات الأساسية للمنتج وخامات التغليف، أو حسب تفضيل العميل.

-طرق التجميع البديلة: تسمح هذه الميزة بتعريف طرق تجميع بديلة لاستخدامها في فترات زمنية محددة. على سبيل المثال، إذا كان هناك نقص في خامة معينة، يمكن التحول إلى طريقة تجميع بديلة لمدة معينة، مع العلم أن تغيير صنف قد يؤثر على بقية الأصناف والمواد الكيميائية المستخدمة.

-طرق تجميع جزئية: تُستخدم لبناء طرق تجميع معقدة تلقائيًا بناءً على تصنيفات المنتج (مثل نوع البلوك، لونه، قوة تحمله). يقوم النظام بتجميع هذه الطرق الجزئية لإنشاء طريقة التجميع النهائية.

-المكونات: تتيح تعريف مكونات عامة (مثل "قرص صلب" بدلاً من موديل محدد) لها بدائل متعددة. ومع ذلك، نادرًا ما تُستخدم هذه الميزة.

طلبات التجميع

طلب التجميع هو خطوة مبدئية أو نسخة من سند التجميع، ولكنه لا يُحدث أي تأثير مباشر في المخزون أو التكاليف.

ملفات عملية تجميع

تُستخدم لتعريف العمليات المختلفة التي تتم أثناء التجميع، خاصة في الصناعات التي تتضمن عدة مراحل مثل الفرز والتعبئة.

تحديد العمليات: يمكن تحديد العمليات في رأس مستند التجميع أو لكل سطر من سطور الخامات.
المواد والمصاريف الإضافية: كل عملية يمكن أن تتطلب مواد إضافية وتُضيف بنود مصاريف إضافية (مثل تكلفة الفرز أو التدخين للتمور).
كود المتابعة: يساعد في تتبع مصدر بنود المصروفات الإضافية لفهم من أين جاءت التكاليف في حالة التعقيد.
العمل مع طرق التعبئة: يمكن ربط العمليات بطرق تعبئة محددة.
شروط العمليات: يمكن تحديد أن عملية معينة لا تتم إلا إذا كانت هناك عملية تجميعية أخرى موجودة (مثل التنظيف بعد الفرز).
نسبة من بنود مصروفات أخرى: يمكن تحديد أن بند مصروف معين يأخذ نسبة من بنود مصروفات أخرى، مما يتيح مرونة في حساب التكاليف.

مستندات تجميع (الأصناف الموردة - بنود مصروفات)

أ. سند التجميع

هو المستند الرئيسي الذي يسجل عملية التجميع الفعلية.

البيانات الأساسية: يحتوي على بيانات في الرأس مثل مخزن الصرف والتوريد ومحددات الصنف المجمّع، والتي تُسحب تلقائيًا من طريقة التجميع ويمكن تعديلها.
تغيير الكميات: عند تغيير كمية الصنف المجمّع في الرأس، تتغير كميات الخامات تلقائيًا في السطور.
الإجراءات بعد الحفظ: بعد حفظ سند التجميع، يقوم النظام بإنشاء سند صرف للخامات وسند توريد للمنتج التام.
حساب التكلفة: تكون تكلفة التوريد الأولية هي إجمالي تكلفة سند الصرف مقسومة على عدد الكميات المنتجة.

ب. الأصناف المورّدة

المفهوم: هي أصناف ثانوية تُنتج جنبًا إلى جنب مع المنتج الرئيسي (مثل قشر البرتقال أو لب البرتقال عند عصر العصير، أو نشارة الخشب في ورش النجارة).
تأثيرها على التكلفة: تساهم هذه الأصناف في تقليل تكلفة المنتج الرئيسي، إما بنسبة مئوية من التكلفة الإجمالية أو برقم ثابت لكل وحدة.
نوع التكلفة: يمكن تحديد نوع التكلفة للأصناف المورّدة كـ "بدون تكلفة" (صفر)، "تكلفة ثابتة"، أو "عادية" (تحسب مثل المنتج التام).
ربط الخامات: يمكن ربط خامة معينة بأصناف مورّدة محددة لتحديد كيفية توزيع تكلفتها.
تحديث الكميات الثانوية: يوجد خيار لتحديث كميات الأصناف الثانوية تلقائيًا عند تغيير كمية الصنف الرئيسي.

بنود المصروفات

المفهوم: هي تكاليف إضافية (مثل العمالة أو أعمال البرادة) تُضاف إلى عملية التجميع.
الإنشاء التلقائي: يمكن للنظام إنشاء سند تكاليف استلام إضافية تلقائيًا بناءً على بنود المصروفات المحددة في سند التجميع.
التوزيع: يمكن توجيه بنود المصروفات هذه لأصناف موردة معينة.
التحكم في التكلفة: يمكن تحديد كيف تُحسب هذه المصروفات (مثلاً، 200 جنيه للعمالة لإنتاج 100 وحدة).
الربط بالعمليات: ترتبط هذه البنود ارتباطًا وثيقًا بملفات عمليات التجميع.

سند تجميع متعدد

تُستخدم هذه الشاشة لإنشاء أكثر من سند تجميع فردي تلقائيًا في نفس الوقت.

الميزة: مفيد جدًا عند وجود أمر بيع يحتوي على العديد من الأصناف التي تتطلب تجميعًا، حيث يمكن اختيار أمر البيع، وسيقوم النظام بتنزيل الأصناف الافتراضية، وحساب بنود المصروفات، وعند الحفظ، ينشئ سند تجميع منفصل لكل سطر.
الهدف: توفير الوقت والجهد بدلاً من إنشاء 30 أو 40 سند تجميع يدويًا.

إضافة خامات التجميع البديلة (لسند التجميع)

تُستخدم بشكل خاص في شركات التموين (Catering) لتخطيط الوجبات التي تحتوي على مكونات بديلة.

المفهوم: يمكنك تعريف مجموعات من البدائل (مثل مجموعة البروتين: لحوم، أسماك، فراخ؛ مجموعة النشويات: أرز، مكرونة؛ مجموعة المشروبات: فانتا، كوكاكولا، عصائر).
التخطيط: عند إعداد خطة لليوم التالي، تحدد كمية كل صنف من هذه المجموعات (مثلاً، 200 وجبة لحوم، 300 وجبة دجاج). هذا يساعد النظام على فهم المواد الخام المطلوبة تلقائيًا.
الربط: تعمل هذه الخامات البديلة جنبًا إلى جنب مع طريقة التجميع الرئيسية لتحديد المكونات الدقيقة المطلوبة للإنتاج.